Teams Rooms -kokoushuone tarvitsee toimiakseen vähintään neljä peruskomponenttia: laskentayksikön (Teams Rooms -tietokone tai vastaava laite), kosketusnäytöllisen ohjauspaneelin, kameran sekä mikrofonin ja kaiuttimen. Nämä laitteet muodostavat yhdessä toimivan Teams Rooms -järjestelmän, joka mahdollistaa saumattoman videoneuvottelun. Huoneen koko ja käyttötarkoitus kuitenkin määrittävät, millä tasolla kukin komponentti toteutetaan. Alla käymme läpi tarkemmin jokaisen osa-alueen käytännön valinnat ja vaatimukset.

Mitä laitteita Teams Rooms -sertifioitu kokoushuone vaatii vähintään?

Teams Rooms -sertifioitu kokoushuone vaatii vähintään neljä laitetta: Teams Rooms -laskentayksikön, kosketusohjainpaneelin, kameran sekä audio-ratkaisun, johon kuuluu mikrofoni ja kaiutin. Ilman yhtäkään näistä järjestelmä ei täytä Microsoftin sertifiointivaatimuksia eikä toimi luotettavasti.

Laskentayksikkö pyörittää Teams Rooms -sovellusta ja hallinnoi kaikkea viestintää. Ohjauspaneeli on yleensä pöydälle sijoitettava kosketusnäyttölaite, jolla kokoukset käynnistetään, hallitaan ja lopetetaan. Kamera välittää kuvan etäosallistujille, ja audio-ratkaisu huolehtii siitä, että puhe kuuluu molempiin suuntiin selkeästi. Käytännössä monet valmistajat, kuten Logitech, Poly ja Yealink, tarjoavat pakettiratkaisuja, joissa nämä komponentit toimivat yhdessä saumattomasti.

Miten huoneen koko vaikuttaa laitevalintoihin?

Huoneen koko on yksi tärkeimmistä tekijöistä Teams Rooms -laitteistoa valittaessa, koska se määrittää tarvittavan kameran kuvakulman, mikrofonien kantaman ja kaiuttimien tehon. Pieneen huddle-tilaan riittää kompakti all-in-one-laite, kun taas suuri konferenssihuone vaatii laajemman kokoonpanon.

Pienet tilat ja huddle-huoneet

Alle kuuden hengen huoneisiin sopii parhaiten kompakti videoneuvottelulaite, jossa kamera, mikrofoni ja kaiutin on yhdistetty yhteen yksikköön. Tällaiset laitteet, kuten Logitech Rally Bar Mini tai Poly Studio, ovat helppoja asentaa ja hallita, eivätkä ne vaadi erillistä kaapelointia komponenttien välille. Kameran laaja kuvakulma, tyypillisesti 120 astetta tai enemmän, varmistaa, että kaikki osallistujat näkyvät ruudulla.

Keskisuuret ja suuret konferenssihuoneet

Kuudesta kahteenkymmeneen hengen huoneisiin tarvitaan jo erillinen panoraamakamera, jossa on automaattinen kuvanseuranta, sekä kattomikrofonijärjestelmä tai useampi pöytämikrofoni. Suurissa auditoriotyyppisissä tiloissa kannattaa harkita PTZ-kameraa (pan-tilt-zoom), jota voidaan ohjata etänä kohdistamaan kuva puhujan mukaan. Äänentoistolle asetetaan myös kovemmat vaatimukset, ja erilliset kaiuttimet tai kattokaiutinjärjestelmä takaavat tasaisen äänentoiston koko tilassa.

Mikä on Teams Rooms -laskentayksikkö ja miksi se on erillinen laite?

Teams Rooms -laskentayksikkö on erillinen tietokone tai mikrotietokone, joka pyörittää yksinomaan Microsoft Teams Rooms -sovellusta. Se on erillinen laite siksi, että Teams Rooms vaatii oman, hallitun laitteistoympäristön, jossa käyttöjärjestelmä ja sovellus on optimoitu nimenomaan kokoustilatekniikkaa varten eikä yleiskäyttöiseen tietojenkäsittelyyn.

Laskentayksikkö voi olla erillinen mini-PC, kuten Logitech Tap IP -järjestelmään kuuluva laskentayksikkö, tai se voi olla integroituna näyttölaitteeseen. Erillisen laitteen etuna on, että se voidaan päivittää tai vaihtaa ilman, että koko kokoushuoneen laitteisto täytyy uusia. IT-hallinnon näkökulmasta erillinen laskentayksikkö on myös helpompi hallita etänä Microsoftin Teams Rooms Pro -hallintaportaalin kautta, mikä vähentää paikan päällä tehtävän IT-tuen tarvetta merkittävästi.

Pitääkö kaikkien laitteiden olla Microsoft-sertifioituja?

Ei kaikkien, mutta laskentayksikön ja ohjauspaneelin on oltava Microsoft-sertifioituja, jotta järjestelmä voi käyttää Teams Rooms -lisenssiä ja saada Microsoftin tukea. Kamera, mikrofoni ja kaiutin voivat teknisesti toimia myös sertifioimattomina laitteina, mutta sertifioitujen laitteiden käyttö on vahvasti suositeltavaa.

Sertifiointi tarkoittaa käytännössä, että Microsoft on testannut laitteen yhteensopivuuden ja toimivuuden Teams-ympäristössä. Sertifioimattomilla laitteilla saattaa esiintyä yhteensopivuusongelmia, viiveitä päivityksissä tai puutteita toiminnallisuudessa, kuten automaattisessa kaiunpoistossa tai kohinanvaimennuksessa. Pitkän aikavälin toimintavarmuuden kannalta sertifioitu laitteisto on selkeästi turvallisempi valinta yritysympäristöön.

Miten Teams Rooms liitetään olemassa olevaan IT-infrastruktuuriin?

Teams Rooms liitetään olemassa olevaan IT-infrastruktuuriin verkon, Microsoft 365 -lisensoinnin ja hallintajärjestelmien kautta. Käytännössä se tarkoittaa, että laskentayksikkö liitetään yrityksen lähiverkkoon, sille luodaan oma Teams Rooms -palvelutili Microsoft 365:ssä ja laite rekisteröidään hallintaportaaliin.

Verkon osalta Teams Rooms vaatii riittävän kaistanleveyden ja matalan viiveen yhteyden. Microsoft suosittelee, että kokoushuoneen verkko on erotettu muusta toimistoverkosta VLAN-segmentoinnilla, mikä parantaa sekä tietoturvaa että yhteyslaatua. Palomuurisäännöt on avattava Microsoftin määrittelemille Teams-liikenteen osoitteille ja porteille.

Hallinnollisesti Teams Rooms Pro -lisenssi mahdollistaa laitteiden etähallinnan, diagnostiikan ja automaattiset päivitykset suoraan Microsoft Teams Admin Centeristä. Tämä integroituu luontevasti olemassa olevaan Microsoft 365 -ympäristöön, jolloin IT-tiimin ei tarvitse opetella erillistä hallintajärjestelmää.

Mitä lisälaitteita kannattaa harkita Teams Rooms -huoneeseen?

Teams Rooms -peruskokoonpanon lisäksi kannattaa harkita useita lisälaitteita, jotka parantavat merkittävästi käyttökokemusta ja kokouksen sujuvuutta. Tärkeimpiä lisälaitteita ovat langaton sisällönjako, huonevarausnäyttö, interaktiivinen näyttö sekä akustiikkaratkaisut.

• Langaton sisällönjako: Laitteet kuten Barco ClickShare tai Mersive Solstice mahdollistavat kannettavan tietokoneen sisällön jakamisen langattomasti ilman kaapeleita, mikä nopeuttaa kokousten aloittamista.
• Huonevarausnäyttö: Oven ulkopuolelle sijoitettava varausnäyttö, esimerkiksi HUMLY-järjestelmä, näyttää huoneen varaustilanteen reaaliajassa ja helpottaa tilojen tehokasta käyttöä.
• Interaktiivinen näyttö tai valkotaulu: Kosketusnäytöllinen interaktiivinen taulu tukee yhteistä ideointia ja muistiinpanojen tekemistä sekä lähi- että etäosallistujille.
• Akustiikkapaneelit: Kokoushuoneen akustiikka vaikuttaa suoraan äänenlaatuun. Akustointipaneelit vähentävät kaikua ja taustamelua, mikä parantaa puheen selkeyttä erityisesti etäosallistujille.
• UPS-virtalähde: Katkeamaton virtalähde suojaa laskentayksikköä äkillisiltä sähkökatkoilta ja estää laitteistovauriot.

Lisälaitteiden valinnassa kannattaa lähteä liikkeelle huoneen todellisesta käyttötarkoituksesta. Hybridikokoustilaan, jossa etäosallistujia on säännöllisesti, panostus akustiikkaan ja laadukkaaseen kameraan maksaa itsensä takaisin parempana osallistumiskokemuksena ja vähentyneenä IT-tukitarpeena.

Haluatko varmistaa, että Teams Rooms -kokoushuoneenne laitteisto vastaa juuri teidän tilojenne tarpeita? Me autamme kartoittamaan sopivimman kokoonpanon huoneen koosta ja käyttötarkoituksesta riippumatta. Jätä tarjouspyyntö niin olemme yhteydessä ja sovitaan veloitukseton kartoitus.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Miten videoneuvottelulaitteet toimivat?
• Mitä eroa on projektorilla ja näyttöpaneelilla kokoustilassa?
• Mikä on AV-järjestelmän elinkaari?