Microsoft Teams Rooms on Microsoftin kehittämä laitteisto- ja ohjelmistokokonaisuus, joka muuttaa fyysisen kokoushuoneen täysin integroiduksi Teams-ympäristöksi. Se ei ole pelkkä sovellus vaan dedikoitu järjestelmä, joka asennetaan kokoustilaan ja jota hallinnoidaan keskitetysti IT-organisaation toimesta. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset, joita IT-päättäjät yleensä esittävät Teams Rooms -hankintaa harkitessaan.

Miten Microsoft Teams Rooms eroaa tavallisesta Teams-sovelluksesta?

Microsoft Teams Rooms eroaa tavallisesta Teams-sovelluksesta siten, että se on suunniteltu toimimaan kiinteästi kokoustilassa omistettuna järjestelmänä, ei yksittäisen käyttäjän henkilökohtaisena sovelluksena. Teams Rooms käynnistyy automaattisesti, on aina valmiustilassa ja tarjoaa yhden kosketuksen liittymisen kokouksiin ilman kirjautumista.

Tavallinen Teams-sovellus on sidottu käyttäjätiliin ja toimii henkilökohtaisella tietokoneella tai puhelimella. Teams Rooms sen sijaan toimii huonetilin varassa, jolla on oma kalenteri ja resurssinhallinta. Tämä tarkoittaa, että kuka tahansa organisaation jäsen voi kävellä huoneeseen ja liittyä varattuun kokoukseen yhdellä napinpainalluksella ilman, että hänen tarvitsee kirjautua sisään omilla tunnuksillaan.

Käyttökokemus on myös täysin erilainen. Teams Rooms -käyttöliittymä on optimoitu kosketusnäytölle ja suurille näytöille, sisältää kameran, mikrofonin ja kaiuttimien hallinnan yhdessä paketissa, ja tukee niin sanottua One Touch Join -toimintoa myös muiden alustojen kokouksiin, kuten Zoomiin ja Google Meetiin.

Mitä laitteita Microsoft Teams Rooms -järjestelmä vaatii?

Microsoft Teams Rooms -järjestelmä vaatii vähintään sertifioidun laskentayksikön tai Teams Rooms -laitteen, kosketusnäytöllisen ohjauspaneelin, verkkokameran, mikrofonin ja kaiuttimet sekä yhden tai useamman näyttöruudun. Kaikkien laitteiden tulee olla Microsoftin sertifioimia, jotta järjestelmä toimii luotettavasti ja on tuettu.

Käytännössä markkinoilla on kaksi päämallia Teams Rooms -toteutukseen:

• Windows-pohjaiset järjestelmät: Erillinen mini-PC tai laskentayksikkö, johon yhdistetään sertifioidut oheislaitteet. Tämä malli antaa enemmän joustavuutta laitevalinnoissa ja sopii erityisesti suuriin tai monimutkaisiin kokoustiloihin.
• Android-pohjaiset all-in-one -laitteet: Yhteen laitteeseen integroitu ratkaisu, jossa kamera, mikrofoni, kaiutin ja ohjelmisto ovat samassa yksikössä. Nämä ovat nopeampia asentaa ja kustannustehokkaampia pienempiin tiloihin.

Johtavat valmistajat kuten Logitech, Poly ja Yealink tarjoavat laajan valikoiman Microsoftin sertifioimia laitteita erikokoisiin tiloihin. Pieneen huddle-tilaan riittää kompakti all-in-one-ratkaisu, kun taas suuri konferenssihuone saattaa vaatia erillisen kamerajärjestelmän, useita mikrofoneja ja kaksi näyttöä rinnakkain.

Miten Microsoft Teams Rooms toimii hybridikokoustilanteessa?

Microsoft Teams Rooms on suunniteltu nimenomaan hybridikokousten tarpeisiin. Se tasapainottaa etä- ja lähiosallistujien kokemuksen tarjoamalla korkealaatuisen kuvan ja äänen molempiin suuntiin, älykkään kameraseurannan puhujalle sekä selkeän näkymän etäosallistujiin huoneen näytöllä.

Hybridikokoustilanteessa Teams Rooms -järjestelmä hoitaa automaattisesti useita asioita, jotka muuten vaatisivat manuaalista säätöä. Älykäs kamera seuraa aktiivista puhujaa, taustamelun vaimennus suodattaa häiriöäänet ja järjestelmä optimoi äänitason huoneen koon mukaan. Etäosallistujat näkyvät huoneen näytöllä selkeästi, ja heidän äänensä kuuluu tasaisesti koko huoneeseen.

Erityisesti Front Row -näkymä on merkittävä parannus hybridityöhön. Se sijoittaa etäosallistujien videot näytön alareunaan silmänkorkeudelle, mikä luo luontevamman vuorovaikutuksen ja vähentää tunnetta, että etäosallistujat ovat “toisen luokan” kokouksessa. Tämä on tärkeä yksityiskohta, kun organisaatio haluaa rakentaa aidosti tasa-arvoisen hybridikokouskulttuurin.

Mitä Teams Rooms -lisenssiä yritys tarvitsee?

Microsoft Teams Rooms vaatii erillisen huonekohtaisen lisenssin, joka on eri kuin käyttäjäkohtainen Microsoft 365 -lisenssi. Vaihtoehtoja on kaksi: Teams Rooms Basic, joka on maksuton ja kattaa perustoiminnot, sekä Teams Rooms Pro, joka on maksullinen ja sisältää edistyneen hallinnan, analytiikan ja älykkäät kameratoiminnot.

Teams Rooms Basic riittää pienille organisaatioille tai tiloille, joissa tarvitaan vain kokouksiin liittyminen ja peruskäyttö. Se on kuitenkin rajoitettu enintään 25 huoneeseen per organisaatio.

Teams Rooms Pro on suositeltava valinta suuremmille yrityksille, koska se tarjoaa:

• Keskitetyn laitehallintaportaalin IT-tiimille
• Reaaliaikaiset hälytysten ja diagnostiikan seurantatyökalut
• Älykkäät kameratoiminnot kuten puhujaseuranta ja usean kameran tuki
• Kokouksiin liittyminen myös Zoom- ja Google Meet -alustoille
• Käyttöraportointi tilojen optimointia varten

Lisenssi ostetaan huonekohtaisesti, ei käyttäjäkohtaisesti, mikä tarkoittaa, että yksi lisenssi kattaa koko kokoushuoneen riippumatta siitä, kuinka monta henkilöä tilassa on.

Miten Teams Rooms integroituu olemassa olevaan IT-ympäristöön?

Microsoft Teams Rooms integroituu saumattomesti Microsoft 365 -ekosysteemiin ja sitä hallinnoidaan samalla Microsoft Intune- tai Teams Admin Center -portaalilla kuin muitakin organisaation laitteita. Integrointi olemassa olevaan Active Directory- tai Azure AD -ympäristöön on suoraviivaista, koska Teams Rooms toimii Microsoftin omassa ekosysteemissä.

IT-tiimin näkökulmasta Teams Rooms -laitteet näkyvät hallintaportaalissa samalla tavalla kuin muutkin hallinnoidut laitteet. Niille voidaan asettaa tietoturvakäytännöt, päivitykset voidaan ajastaa ja laitteiden tila näkyy reaaliajassa. Tämä vähentää merkittävästi IT-tuen tarvetta, koska ongelmat voidaan havaita ja ratkaista usein etänä ennen kuin käyttäjät edes huomaavat niitä.

Verkkovaatimusten osalta Teams Rooms tarvitsee luotettavan verkkoyhteyden ja riittävän kaistanleveyden. Microsoftin suositusten mukaan laadukas videoneuvottelu vaatii noin 1,5 Mbps per yhteys, mutta käytännössä yrityskäytössä suositellaan selvästi enemmän kaistaa varmuuden vuoksi. Palomuurisäännöt tulee konfiguroida Microsoftin ohjeistuksen mukaan, jotta Teams-liikenne pääsee kulkemaan esteettömästi.

Milloin kannattaa valita Microsoft Teams Rooms eikä muuta videoneuvotteluratkaisua?

Microsoft Teams Rooms kannattaa valita silloin, kun organisaatio käyttää jo Microsoft 365 -ekosysteemiä ensisijaisena työskentelyalustanaan, tarvitsee skaalautuvan ja keskitetysti hallittavan kokoustilaratkaisun useisiin huoneisiin sekä haluaa minimoida IT-tuen tarpeen päivittäisessä käytössä.

Teams Rooms on erityisen vahva valinta seuraavissa tilanteissa:

• Organisaatiolla on jo Microsoft 365 tai Office 365 käytössä ja Teams on pääasiallinen viestintätyökalu
• IT-tiimi haluaa hallinnoida kaikkia laitteita yhdestä portaalista ilman erillisiä järjestelmiä
• Hybridityö on pysyvä toimintamalli ja kokoustilojen käyttöastetta halutaan seurata analytiikan avulla
• Käyttäjäkokemus halutaan pitää mahdollisimman yksinkertaisena, jotta kaikki osaavat käyttää tiloja ilman koulutusta

Jos organisaatio käyttää ensisijaisesti Googlen tai Zoomin ekosysteemiä, saattaa olla järkevämpää harkita Google Meet Hardware -ratkaisuja tai Zoom Rooms -järjestelmää. Kuitenkin myös Teams Rooms Pro tukee nykyään liittymistä muiden alustojen kokouksiin, mikä tekee siitä joustavan valinnan myös sekakäyttöympäristöihin.

Jos olet harkitsemassa Microsoft Teams Rooms -toteutusta organisaatiossasi tai haluat kartoittaa, mikä ratkaisu sopii juuri teidän tiloihinne ja tarpeisiinne, autamme mielellämme. Meillä on yli 25 vuoden kokemus kokoustilatekniikasta ja olemme toteuttaneet yli 3000 kokoustilaa eri kokoisille yrityksille. Jätä tarjouspyyntö niin asiantuntijamme ottaa yhteyttä ja kartoitamme yhdessä teidän tarpeenne veloituksetta.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Miten valita oikea info-tv järjestelmä yritykselle?
• Mikä on akustiikka sisustus?
• Miten valita oikeat videoneuvottelulaitteet yritykselle?