Yhteistä polkua yli kymmenen vuotta

Tuusulanjärven rannalla sijaitseva Gustavelund on kokous- ja tapahtumahotelli, jossa AV-tekniikalla on keskeinen rooli kokousten, seminaarien ja muiden tilaisuuksien sujuvassa toteutuksessa. Tapahtuman järjestäjä tai osallistuja saattaa tulla tilaan ensimmäistä kertaa juuri silloin, kun tilaisuuden pitäisi jo alkaa. Silloin järjestelmien täytyy olla niin selkeitä ja toimintavarmoja, ettei asiakkaan tarvitse käyttää aikaansa tekniikan opetteluun.

”Meidän asiakkaallamme ei tapahtuman alussa oikeastaan ole muuta mahdollisuutta kuin keskittyä omaan agendaansa. Kaiken muun – tekniikan, ruokailujen, tilojen ja kaiken etukäteen sovitun – pitää toimia. Täällä asiakas tulee usein ensimmäistä kertaa tilaan ja käyttää AV-laitteita ensimmäistä kertaa. Niiden pitää olla yksinkertaiset ja toimivat”, Gustavelundin toimitusjohtaja ja yrittäjä Antti Ropponen kuvaa.

AVconcept tuli mukaan Gustavelundin kumppaniksi yli kymmenen vuotta sitten edellisen AV-toimittajan suosituksesta. Ropposelle pitkäaikaiset toimittajasuhteet ovat olennainen osa yrityksen toimintatapaa, joten uutta kumppania ei lähdetty hakemaan raskaan kilpailutuksen kautta. Ensimmäisen tapaamisen jälkeen yhteistyö käynnistyi nopeasti ja on jatkunut saumattomasti siitä lähtien.

”Suosin meidän toiminnassamme pitkäaikaisia suhteita ja kumppanuuksia. Sovimme Harrin kanssa tapaamisen ja siitä se sitten lähti. Tässä ollaan yli kymmenen vuotta myöhemmin edelleen tekemässä yhteistyötä.”

Vuosien aikana yhteistyö on laajentunut yksittäisistä AV-tarpeista Gustavelundin ympäristön jatkuvaan kehittämiseen. AVconcept on ollut mukana sekä kokonaan uusien tilojen suunnittelussa että olemassa olevien järjestelmien uudistamisessa. Samalla asiakkaiden odotukset ovat muuttuneet. Pelkkä toimivuus ei enää riitä, vaan kuvan, äänen, valaistuksen ja järjestelmien käytettävyyden täytyy vastata nykyaikaisten kokousten ja tapahtumien vaatimuksia.

Tuusulanjärvi -salin AV-ratkaisut suunniteltiin osaksi uutta kokoussiipeä

Yksi yhteistyön merkittävimmistä kokonaisuuksista käynnistyi, kun Gustavelundin entinen uimahallisiipi muutettiin kokouskäyttöön. Vuonna 2018 valmistuneessa kokonaisuudessa AVconcept vastasi AV-ratkaisujen suunnittelusta, lähtien liikkeelle käytännössä tyhjältä pöydältä.

Kokoussiiven suurin tila on korkea ja valoisa Tuusulanjärvi -sali. Runsas luonnonvalo tekee tilasta näyttävän, mutta asettaa samalla erityisiä vaatimuksia esitystekniikalle. Kuvan täytyy säilyä kirkkaana ja terävänä myös silloin, kun suuret ikkunapinnat päästävät runsaasti päivänvaloa sisään. Salin AV-tekniikkaa hallitaan yhdestä käyttöliittymästä, joka ohjaa projektoreita, liikuteltavia näyttöjä, valaistusta, verhoja ja mikrofoneja.

Helppokäyttöisyys on ollut Gustavelundille alusta lähtien tärkeä suunnitteluperiaate. Järjestelmien pitää olla riittävän monipuolisia vaativiin tapahtumiin mutta samalla niin intuitiivisia, että myös ensimmäistä kertaa tilaa käyttävä asiakas pystyy hallitsemaan niitä.

Tämä konkretisoitui hiljattain myös Gustavelundin auditoriossa. Kun sinne asennettiin uusi projektori, AVconcept ehdotti samalla henkilökunnan kouluttamista uuden järjestelmän käyttöön. Ennen koulutusta yksi Gustavelundin työntekijöistä kävi kokeilemassa järjestelmää itse. ”Hän käytti siihen muutaman minuutin ja totesi, että kyllä me nämä osaamme. Järjestelmä oli alun perin tehty niin yksinkertaiseksi ja fiksuksi, ettei henkilökuntaa tarvinnut edes kouluttaa”, Ropponen kertoo.

Kahdeksan vuotta myöhemmin Tuusulanjärvi -sali päivitettiin uusiin tarpeisiin

Kun Tuusulanjärvi -salin valmistumisesta oli kulunut noin kahdeksan vuotta, tilan käyttötavat olivat jo muuttuneet. Tapahtumissa käytettävät esiintymislavat olivat kasvaneet korkeammiksi, minkä seurauksena vanhojen projektorien valo saattoi osua suoraan esiintyjän silmiin. Samalla myös asiakkaiden odotukset kuvan kirkkaudesta ja laadusta olivat nousseet.

AVconcept lähti ratkaisemaan ongelmaa olemassa olevan järjestelmän lähtökohdista. Vanhojen lamppuprojektorien tilalle valittiin laser-lähiprojektorit, jotka voitiin sijoittaa lähelle esityspintaa. Näin projektorien valo ei enää osu esiintyjään eikä esiintyjä puolestaan muodosta häiritseviä varjoja esityspinnalle. Samalla kuvan kirkkaus, terävyys ja yleinen laatu paranivat merkittävästi.

Uudistuksessa ei kuitenkaan lähdetty rakentamaan koko AV-järjestelmää uudelleen. Tilassa jo toimivat ratkaisut, käyttöliittymä, valaistuksen ohjaus, mikrofonit, liikuteltavat näytöt ja muu infrastruktuuri säilytettiin ja uusi projektoritekniikka sovitettiin osaksi niitä.

Juuri tätä Ropponen pitää tärkeänä osana AVconceptin toimintatapaa. ”AVconcept ei lähtenyt ehdottamaan, että myllätään kaikki uusiksi. Meillä on vuosien varrella rakennettu paljon hyviä ratkaisuja, ja ne pystyttiin hyödyntämään. Minusta siinä on myös vihreä ajatus mukana: laitteita käytetään niin pitkään kuin ne toimivat teknisesti.”

Tekniikan korkea perustaso näkyy Gustavelundissa myös siinä, kuinka paljon tilaisuuksia voidaan toteuttaa ilman erikseen paikalle tilattavaa tapahtumatekniikkaa. Ropposen mukaan ulkopuolisen tekniikan ja jatkuvasti paikalla olevan teknikon tarve on vähentynyt sitä mukaa, kun talon omia järjestelmiä on kehitetty.

AV-ratkaisuilla voidaan vaikuttaa myös tilaisuuden visuaaliseen kokemukseen. Tuusulanjärvi -salin valaistus voidaan esimerkiksi säätää asiakkaan omiin brändiväreihin. Vakioasiakkaille järjestelmään on rakennettu valmiita asetuksia, jolloin henkilökunnan tarvitsee vain valita asiakkaan nimi ja tila mukautuu yhdellä painalluksella haluttuun värimaailmaan.

Pitkä yhteistyö tekee ylläpidosta ennakoivaa

Yli kymmenen vuoden yhteistyön merkitys näkyy Gustavelundissa myös varsinaisten uudistusprojektien välillä. AVconcept tuntee tilat, järjestelmät ja niiden historian sekä ylläpitää tietoa laitekannasta ja tehdyistä muutoksista. Kun vuosihuolto lähestyy, kaikkea ei tarvitse selvittää uudelleen alusta lähtien, vaan tiedossa on jo etukäteen, mihin kannattaa kiinnittää huomiota ja mitä voi olla tarpeen uusia seuraavaksi.

”Se on yksi niistä asioista, joista erityisesti pidän AVconceptin kanssa toimimisessa. He osaavat ajatella eteenpäin eivätkä vain sammuttele tulipaloja. Vuosihuollon tullessa siellä on jo merkinnät siitä, mihin kannattaa tänä vuonna erityisesti panostaa. Tämä on jatkumo, eikä samoja asioita tarvitse selittää uudelleen jokaisen projektin kohdalla”, Ropponen kertoo.

Pitkä yhteistyö on tehnyt myös arjen yhteydenpidosta suoraviivaista. Samat ihmiset tuntevat toisensa ja Gustavelundin ympäristön, vastuut ovat selkeitä ja tarvittaessa oikean henkilön saa suoraan kiinni.

”Me tiedämme aina, kuka vastaa mistäkin. Me saamme heidät kiinni ja voimme olla suoraan yhteydessä oikeaan henkilöön. Se toimii luotettavasti, ja me pystymme itse keskittymään omaan liiketoimintaamme, kun tiedämme, että meillä on kumppani, joka tuntee oman alueensa asiat parhaiten”, Ropponen kiteyttää.

Teknologia, tilat ja asiakkaiden vaatimukset ovat muuttuneet yli kymmenen yhteistyövuoden aikana paljon. Yhteistyön perusta on pysynyt samana: asioita kehitetään pitkäjänteisesti ja seuraavaa ratkaisua katsotaan osana suurempaa kokonaisuutta, ei irrallisena laitehankintana. Ropposelle tärkeimmäksi asiaksi nousee lopulta luottamus.

”Kun isot kokonaisuudet on neuvoteltu etukäteen, pystymme keskittymään olennaiseen. Voimme luottaa toisiimme, eikä jatkuvia kilpailutuksia tarvitse pyörittää. Rakennamme tätä yhteistyötä pitkässä juoksussa.”