Microsoft Teams Rooms ei toimi ilman internet-yhteyttä. Videoneuvottelut, kalenteri-integraatiot ja etäosallistujien yhdistäminen edellyttävät kaikki toimivaa verkkoyhteyttä Microsoftin pilvipalveluihin. Laitteisto kyllä käynnistyy ja näyttää käyttöliittymän myös offline-tilassa, mutta käytännössä kaikki keskeinen toiminnallisuus on sidottu verkkoon. Alla käymme läpi, mitä tarkalleen toimii, mitä ei, ja miten yhteyskatkoksiin voi varautua.

Mitä Teams Rooms -ominaisuuksia toimii ilman verkkoyhteyttä?

Ilman internet-yhteyttä Teams Rooms -laitteisto käynnistyy ja näyttää kosketusnäytöllä käyttöliittymän, mutta lähes kaikki toiminnot ovat käytännössä poissa käytöstä. Laite voi näyttää aiemmin välimuistiin ladatun kalenterinäkymän, mutta tiedot eivät päivity reaaliajassa eikä kokouksiin voi liittyä.

Käytännössä offline-tilassa toimivat ainoastaan seuraavat asiat:

• Laitteen peruskäynnistyminen ja käyttöliittymän latautuminen
• Mahdollisesti välimuistissa näkyvä kalenterinäkymä (ei reaaliaikainen)
• Paikalliset laiteasetukset ja hallintanäkymä, jos niihin pääsee ilman kirjautumista

Kaikki muu, mukaan lukien kokouksiin liittyminen, puheluiden soittaminen, sisällön jakaminen etäosallistujille ja Teams-chat, vaatii toimivan yhteyden Microsoftin pilvi-infrastruktuuriin. Teams Rooms on suunniteltu pilvipalveluna, ei paikallisena järjestelmänä.

Miksi Teams Rooms vaatii internet-yhteyden toimiakseen täysimääräisesti?

Teams Rooms vaatii internet-yhteyden, koska koko järjestelmän arkkitehtuuri perustuu Microsoftin pilveen. Käyttäjäautentikointi, kokoustenhallinnan logiikka, mediavirrat ja kalenteritiedot kulkevat kaikki Microsoftin Azure-pohjaisten palvelimien kautta, eikä niitä voi korvata pelkällä paikallisella verkolla.

Tarkemmin sanottuna Teams Rooms tarvitsee verkkoyhteyden ainakin seuraaviin tarkoituksiin:

• Kirjautuminen ja autentikointi: Laite tunnistautuu Microsoftin Azure Active Directoryn kautta.
• Kokoustenhallinnan synkronointi: Kalenteritiedot haetaan Exchange Online- tai Microsoft 365 -palvelusta.
• Ääni- ja videovirtaus: Medialiikenne kulkee Microsoftin verkon kautta etäosallistujille.
• Ohjelmistopäivitykset ja etähallinta: Microsoft Intune tai Teams Admin Center edellyttävät verkkoyhteyttä.

Tämä on tietoinen arkkitehtuurivalinta, joka mahdollistaa järjestelmän skaalautuvuuden, tietoturvan ja helpon hallinnan ilman paikallisia palvelimia. Hinta on täysi riippuvuus toimivasta internet-yhteydestä.

Miten Teams Rooms käyttäytyy, kun yhteys katkeaa kesken kokouksen?

Jos internet-yhteys katkeaa kesken aktiivisen Teams Rooms -kokouksen, yhteys etäosallistujiin katkeaa välittömästi tai muutaman sekunnin viiveellä. Laite yrittää automaattisesti muodostaa yhteyden uudelleen, mutta kokous ei jatku itsestään siitä, mihin se jäi.

Käytännössä yhteyden katkeaminen tarkoittaa seuraavaa:

• Videokuva ja ääni etäosallistujille katkeavat ilman varoitusta
• Kokouksen osallistujat näkevät laitteen poistuvan kokouksesta
• Laite näyttää virheilmoituksen tai odottaa verkon palautumista
• Kun yhteys palautuu, käyttäjä voi liittyä kokoukseen uudelleen manuaalisesti

Lyhyet katkokset, alle muutama sekunti, voivat joskus korjautua automaattisesti ilman, että käyttäjä edes huomaa häiriötä. Pidemmät katkokset sen sijaan katkaisevat kokouksen kokonaan. Tämän vuoksi verkkoyhteyden laatu ja redundanssi ovat kriittisiä tekijöitä kokoustilatekniikan suunnittelussa.

Mitä vaihtoehtoja on, jos internet-yhteys ei ole luotettava?

Jos internet-yhteys ei ole luotettava, paras ratkaisu on parantaa verkon infrastruktuuria ennen Teams Rooms -käyttöönottoa. Tämä tarkoittaa käytännössä varmennettua internet-yhteyttä, laadukasta verkon priorisointia (QoS) ja tarvittaessa 4G- tai 5G-varareittejä.

Konkreettisia toimenpiteitä epäluotettavan yhteyden tilanteisiin:

• Kaksoisliittymä (dual WAN): Kaksi erillistä internet-yhteyttä, joista toinen on varalla automaattista failover-kytkentää varten.
• 4G/5G-varareitti: Mobiililaajakaista toimii varayhteytenä, jos kiinteä yhteys katkeaa.
• QoS-priorisointi: Verkon liikenne priorisoidaan siten, että Teams-mediavirta saa aina riittävän kaistanleveyden.
• Paikallinen Wi-Fi-optimointi: Varmistetaan, ettei sisäverkko itsessään ole pullonkaula.

Jos internet-yhteyden rakentaminen luotettavaksi ei ole mahdollista, kannattaa harkita, sopiiko Teams Rooms kyseiseen tilaan lainkaan. Joissain ympäristöissä perinteinen puhelinneuvottelu tai muut vähemmän kaistaa vaativat ratkaisut voivat olla toimivampi vaihtoehto.

Voidaanko Teams Rooms -laitteisto konfiguroida toimimaan paikallisessa verkossa?

Teams Rooms -laitteistoa ei voi konfiguroida toimimaan täysin paikallisessa verkossa ilman internet-yhteyttä. Microsoft ei tue täysin paikallista (on-premises) Teams Rooms -asennusta ilman yhteyttä Microsoftin pilvipalveluihin. Paikallinen verkko on välttämätön laitteen ja verkon väliselle kommunikaatiolle, mutta se ei korvaa internet-yhteyttä.

Tässä on tärkeä erottelu:

• Paikallinen lähiverkko (LAN): Laite tarvitsee toimivan LAN-yhteyden päästäkseen internetiin. Pelkkä LAN ei riitä.
• Skype for Business Server (vanha): Vanhemmat Skype for Business -pohjaiset järjestelmät tukivat paikallisia asennuksia, mutta Teams Rooms on eri tuote eri arkkitehtuurilla.
• Teams Phone Mobile tai Direct Routing: Nämä lisäominaisuudet mahdollistavat PSTN-puhelut, mutta nekin vaativat internet-yhteyden Teams-pilvipalveluun.

Jos organisaatiossa on erittäin tiukat tietoturvavaatimukset, jotka rajoittavat internet-yhteyttä, kannattaa käydä läpi Microsoftin vaatimukset Teams Rooms -liikenteelle. On mahdollista rajata Teams-liikenne tiettyihin IP-osoitteisiin ja portteihin, mutta täysi offline-toiminta ei ole tuettu vaihtoehto.

Miten huoltosopimus auttaa varautumaan yhteyskatkoihin?

Huoltosopimus auttaa varautumaan yhteyskatkoihin ennakoivalla monitoroinnilla, nopealla reagoinnilla ja selkeillä toimintamalleilla häiriötilanteisiin. Sen sijaan, että yhteyskatkos huomataan vasta kokouksen alkaessa, huoltosopimukseen sisältyvä valvonta havaitsee ongelmat usein ennen kuin ne vaikuttavat käyttäjiin.

Hyvä huoltosopimus kattaa yhteyskatkosten osalta muun muassa:

• Ennakoiva verkon monitorointi: Järjestelmä seuraa jatkuvasti laitteiden verkkoyhteyttä ja hälyttää poikkeamista.
• Nopea reagointi: Määritelty vasteaika takaa, että ongelmat käsitellään sovitussa ajassa.
• Etädiagnostiikka: Monet ongelmat voidaan ratkaista etänä ilman paikan päälle tuloa.
• Dokumentoitu toimintamalli: Käyttäjät tietävät, kehen ottaa yhteyttä ja miten toimia häiriötilanteessa.

Me AVconceptilla tarjoamme kustannustehokkaita huoltosopimuksia, jotka on suunniteltu pitämään kokoustilatekniikka toimintakuntoisena myös poikkeustilanteissa. Yli 3000 toteutetun kokoustilan kokemuksella olemme kehittäneet toimintamallit, jotka minimoivat häiriöiden vaikutuksen liiketoimintaan.

Jos haluat varmistaa, että Teams Rooms -ympäristönne toimii luotettavasti ja että yhteyskatkoihin on varauduttu asianmukaisesti, jätä meille tarjouspyyntö ja käydään yhdessä läpi tilanne.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Luotettavat videoneuvottelulaitteet kokoustiloihin 25 vuoden kokemuksella
• Miten akustiikkalevyt asennetaan seinille?
• Kokoustilatekniikan suunnittelu avaimet käteen -palveluna