Microsoft Teams Rooms raportoi kokoushuoneiden käyttöasteen automaattisesti Teams-hallintakeskuksen kautta, josta johto ja IT-tiimi näkevät huonekohtaiset analytiikkatiedot ilman erillisiä mittauksia. Raportointi perustuu laitteiden keräämään dataan, kuten varauksiin, todelliseen käyttöön ja osallistujamääriin. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, joita johto tyypillisesti esittää Teams Rooms -analytiikasta.

Mitä dataa Teams Rooms kerää automaattisesti kokoushuoneista?

Teams Rooms kerää automaattisesti tietoa jokaisesta kokousistunnosta: milloin huone on varattu, milloin se on todella käytössä, kuinka monta osallistujaa on paikalla ja kuinka pitkiä kokoukset ovat. Laitteet välittävät nämä tiedot reaaliaikaisesti Microsoft 365 -ympäristöön ilman manuaalista kirjaamista.

Tarkemmin sanottuna Teams Rooms -laitteet hyödyntävät läsnäolotunnistusta, kameran ja mikrofonin aktivoitumistietoja sekä kalenterijärjestelmän varauksia. Tämä tarkoittaa, että järjestelmä erottaa toisistaan huoneen, joka on varattu mutta tyhjä, ja huoneen, jossa on todella ihmisiä. Tämä erottelu on kriittinen, koska pelkkä kalenterivaraus ei kerro todellisesta käytöstä.

Kerättävä data kattaa tyypillisesti seuraavat tiedot:

• Varausaste kalenterin perusteella
• Todellinen käyttöaste läsnäolotunnistuksen perusteella
• Kokousten lukumäärä ja kesto
• Osallistujamäärät (läsnä olevat ja etäosallistujat)
• Laitteen tila ja yhteyden laatu

Mistä johto löytää käyttöasteraportit Teams Roomsissa?

Käyttöasteraportit löytyvät Microsoft Teams -hallintakeskuksesta osoitteessa admin.teams.microsoft.com. Sieltä navigoidaan kohtaan Analytiikka ja raportit, jossa Teams Rooms -laitteet näkyvät omana kategorianaan. Pääsy edellyttää Teams-järjestelmänvalvojan tai vastaavan roolin.

Hallintakeskuksen raporttinäkymä on suunniteltu niin, että IT-päällikkö tai toimitusjohtaja voi tarkastella tietoja ilman syvää teknistä osaamista. Raportit voi suodattaa toimipisteen, huoneen tai ajanjakson mukaan, joten vertailu eri tilojen välillä onnistuu helposti.

Microsoft tarjoaa myös Teams Rooms Pro -lisenssin ostaneille organisaatioille laajemman analytiikkanäkymän, jossa huonekohtainen data on yksityiskohtaisempaa ja historiallinen seuranta ulottuu pidemmälle ajalle. Perustason Teams Rooms -lisenssi sisältää suppeamman raportoinnin, joten lisenssirakenne kannattaa tarkistaa ennen raportointiodotusten asettamista.

Mitä mittareita käyttöasteraportti sisältää ja miten niitä tulkitaan?

Teams Rooms -käyttöasteraportti sisältää tyypillisesti varausasteen, todellisen käyttöasteen, kokousten lukumäärän, keskimääräisen keston ja huipputunnit. Näiden mittareiden yhdistelmä kertoo, onko tila oikeasti tarpeellinen, liian pieni, liian suuri vai väärässä paikassa.

Varausaste vs. todellinen käyttöaste

Varausaste kertoo, kuinka suuren osan työajasta huone on merkitty kalenterissa varatuksi. Todellinen käyttöaste kertoo, kuinka usein huoneessa on läsnä ihmisiä varauksen aikana. Jos varausaste on korkea mutta todellinen käyttöaste matala, huone varataan usein “varmuuden vuoksi” mutta jätetään tyhjäksi. Tämä on yleinen ongelma avotoimistoympäristöissä.

Huipputunnit ja kapasiteettitiedot

Huipputuntien tarkastelu paljastaa, milloin tilat ovat kuormittuneimmillaan. Jos kaikki huoneet ovat täynnä tiistaiaamuisin kello 9-11, mutta lähes tyhjillään perjantaisin, tämä ohjaa sekä tilasuunnittelua että hybridityön pelisääntöjä. Kapasiteettitiedot puolestaan kertovat, käytetäänkö suuria neuvotteluhuoneita yksittäisiin palavereihin, mikä on resurssien tuhlausta.

Voidaanko Teams Roomsin data viedä Power BI:hin tai muihin järjestelmiin?

Kyllä, Teams Rooms -analytiikkadata voidaan viedä Power BI:hin Microsoft Graph API:n kautta tai käyttämällä Microsoftin valmiita Power BI -raporttimalleja. Tämä mahdollistaa datan yhdistämisen muihin liiketoimintatietoihin, kuten henkilöstötietoihin tai kiinteistöjärjestelmiin.

Microsoft 365 -ympäristö tarjoaa useita tapoja datan jatkojalostukseen:

• Power BI -integraatio: Microsoft tarjoaa valmiita Teams-raporttimalleja Power BI:hin, joita voi muokata organisaation tarpeiden mukaan
• Microsoft Graph API: IT-tiimi voi hakea raakadataa ohjelmallisesti ja yhdistää sen mihin tahansa analytiikkatyökaluun
• Excel-vienti: Yksinkertaisemmat raportit voidaan ladata CSV- tai Excel-muodossa suoraan hallintakeskuksesta
• Kolmannen osapuolen integraatiot: Esimerkiksi kiinteistöhallinta- ja tilanhallintajärjestelmät voivat vastaanottaa Teams-dataa API-yhteyksien kautta

Integraatioiden laajuus riippuu organisaation IT-resursseista ja lisensseistä. Teams Rooms Pro -lisenssi avaa laajemmat API-mahdollisuudet verrattuna peruslisenssin tarjoamaan dataan.

Miten käyttöastedata tukee kokoustilojen optimointia ja investointipäätöksiä?

Teams Rooms -käyttöastedata tekee kokoustilojen optimoinnista faktapohjaista eikä arvauksiin perustuvaa. Johto näkee suoraan, mitkä tilat ovat ylikuormitettuja, mitkä alikäytettyjä ja minkä kokoisia huoneita todellisuudessa tarvitaan, mikä ohjaa sekä tilankäyttöä että tulevia hankintapäätöksiä.

Käytännön esimerkkejä siitä, miten data ohjaa päätöksiä:

• Tilojen uudelleenjärjestely: Jos data osoittaa, että suuret neuvotteluhuoneet ovat usein varattu kahden hengen palavereille, osa niistä voidaan jakaa pienemmiksi huddle-tiloiksi
• Laitehankinnat: Alikäytettyihin tiloihin ei kannata investoida kalliiseen tekniikkaan ennen kuin käyttöaste nousee
• Hybridityön pelisäännöt: Huipputuntien data auttaa johtoa ohjaamaan, milloin etätyö on suositeltavaa ruuhkan tasaamiseksi
• Toimitilasäästöt: Pitkän aikavälin data voi perustella toimistoneliöiden vähentämisen tai lisäämisen kiinteistöneuvotteluissa

Meillä AVconceptilla autamme organisaatioita suunnittelemaan Teams Rooms -ympäristöt niin, että analytiikka on alusta asti mukana päätöksenteossa. Kokoustilatekniikan hankinta on investointi, jonka tulee näkyä myös johdolle selkeinä lukuina, ei pelkästään teknisenä infrastruktuurina.

Jos haluat kartoittaa, miten Teams Rooms -raportointi sopisi juuri teidän organisaationne tarpeisiin, jätä meille tarjouspyyntö niin käydään tilanne läpi yhdessä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Mitkä ovat akustiikkalevyjen edut kokoustiloissa?
• Kuinka helppo Yealink-videoneuvottelujärjestelmä on käyttää?
• Mitkä ovat Extronin edut AV-järjestelmissä?