Jaettu Teams Rooms -työtila kannattaa valita silloin, kun tila on tarkoitettu useille henkilöille eri aikoina ilman kiinteää kokoushuonetta, kuten avotoimiston neuvottelualueille, hiljaisiin tiloihin tai joustavan hybridityön tukipisteisiin. Kiinteä huone puolestaan sopii parhaiten silloin, kun tila on nimetty, varattavissa oleva kokoushuone, jolla on selkeä ja pysyvä käyttötarkoitus. Alla käymme läpi tärkeimmät erot, laitteistotarpeet, lisensoinnin ja integraatiot, jotta voit tehdä perustellun valinnan.

Mitä eroa on kiinteällä Teams Rooms -huoneella ja jaetulla työtilalla?

Kiinteä Teams Rooms -huone on nimetty, varattava kokoustila, jolla on oma laitteisto ja oma Teams Rooms -lisenssi. Jaettu työtila on sen sijaan joustava piste, jossa käyttäjä voi liittyä kokoukseen omalla käyttäjätilillään yhteisesti käytettävän laitteiston avulla. Keskeinen ero on se, kenen identiteetti kokouksessa näkyy ja miten tila on lisensoitu.

Kiinteässä huoneessa laite kirjautuu sisään huoneen omalla resurssitilillä, jolloin kokous näkyy kalenterissa huoneen nimellä. Jaetun työtilan mallissa käyttäjä tuo oman laitteensa tai kirjautuu paikan laitteistoon henkilökohtaisella tilillään, jolloin kokousidentiteetti pysyy hänellä itsellään. Tämä tekee jaetusta työtilasta erityisen joustavan ratkaisun tiloissa, joissa ei ole yhtä vakituista käyttäjäryhmää.

Hallinnollisesta näkökulmasta kiinteä huone on helpompi hallita IT-osastolta käsin, koska laite on aina samassa paikassa ja samalla tilillä. Jaettu työtila vaatii hieman enemmän suunnittelua käyttäjäprosessien ja laitteiden yhteensopivuuden osalta, mutta tarjoaa vastineeksi merkittävästi enemmän joustavuutta.

Millaisiin tiloihin jaettu Teams Rooms -ratkaisu sopii parhaiten?

Jaettu Teams Rooms -ratkaisu sopii parhaiten avoimiin työskentelyalueisiin, hiljaisiin tiloihin, kirjastomaisiin yhteistyöpisteisiin ja tiloihin, joissa ei ole kiinteää varausjärjestelmää. Se palvelee erityisesti hybridityön ympäristöjä, joissa työntekijät tulevat toimistolle vaihtelevasti eivätkä tarvitse nimettyä huonetta jokaiselle kokoukselle.

Käytännössä tällaisia tiloja ovat esimerkiksi:

• Avotoimiston neuvottelupisteet, joissa ei ole omia seiniä tai ovea
• Pienet kahden tai kolmen hengen huddle-alueet
• Toimiston yhteiset oleskelutilat, joissa järjestetään satunnaisia etäkokouksia
• Etätyöhön tarkoitetut tukipisteet useissa eri toimipisteissä
• Koulutustilat, joissa eri tiimit käyttävät tilaa eri päivinä

Jos tila on suosittu ja sille kertyy paljon varauksia, kannattaa harkita kiinteää huonemallia. Mutta jos käyttö on satunnaista tai käyttäjäkunta vaihtuu jatkuvasti, jaettu malli on usein sekä kustannustehokkaampi että käytännöllisempi.

Mitä laitteita jaettu Teams Rooms -työtila tarvitsee?

Jaettu Teams Rooms -työtila tarvitsee vähintään näytön, kameran, mikrofonin ja kaiuttimen sekä jonkin tavan liittää käyttäjän laite kokonaisuuteen. Ratkaisu voidaan toteuttaa joko BYOD-periaatteella (Bring Your Own Device), jossa käyttäjä tuo oman kannettavansa, tai yhteisellä Teams Rooms -laitteella, johon kirjaudutaan henkilökohtaisesti.

Tyypillinen laitekokoonpano jaettuun työtilaan sisältää:

• Näyttö tai televisio, jossa HDMI- tai langaton yhteys käyttäjän laitteeseen
• USB-kamera tai integroitu kamerajärjestelmä, kuten Logitech Rally Bar Mini tai Yealink MeetingBar
• Laadukas mikrofoni ja kaiutin, esimerkiksi Poly Studio P-sarja tai Yealink UVC-linja
• Kaapeliyhteys tai langaton docking-ratkaisu BYOD-käyttöä varten
• Optionaalisesti Teams Rooms -näyttöpaneeli helpottamaan kokouksiin liittymistä

Laitevalikoima kannattaa sovittaa tilan koon ja akustiikan mukaan. Pienessä hiljaisessa tilassa riittää usein kompakti all-in-one-laite, kun taas suuremmassa avotilassa tarvitaan tehokkaampi mikrofoniratkaisu, joka erottaa puheen taustamelusta.

Miten Teams Rooms -lisensointi toimii jaetussa tilassa?

Jaetun työtilan lisensointi riippuu siitä, miten ratkaisu on toteutettu. Jos käyttäjä liittyy kokoukseen omalla Microsoft 365 -tilillään yhteistä laitteistoa hyödyntäen, erillistä Teams Rooms -lisenssiä ei välttämättä tarvita. Lisenssi vaaditaan silloin, kun laitteelle luodaan oma resurssitili, joka toimii itsenäisenä kokouspisteenä.

Microsoft tarjoaa tähän kaksi pääpolkua:

• Teams Rooms Basic -lisenssi on maksuton ja sisältää perustoiminnot yhdelle Teams Rooms -laitteelle resurssitilillä. Tämä sopii yksinkertaiseen jaettuun tilaan, jossa ei tarvita edistynyttä hallintaa.
• Teams Rooms Pro -lisenssi on maksullinen ja tuo mukanaan etähallinnan, analytiikan, älykkäät kameratoiminnot ja paremman tuen hybridikokousten laadunhallintaan. Tämä on suositeltava valinta IT-osaston kannalta, kun laitteita on useita eri toimipisteissä.

BYOD-mallissa, jossa käyttäjä tuo oman laitteensa ja käyttää vain näyttöä ja äänentoistoa, riittää käyttäjän oma Microsoft 365 -lisenssi. Tämä on usein yksinkertaisin ja kustannustehokkain tapa toteuttaa jaettu työtila.

Milloin kiinteä huone on silti parempi valinta kuin jaettu työtila?

Kiinteä Teams Rooms -huone on parempi valinta silloin, kun tila on varattavissa kalenterista, kokouksilla on selkeä alkamis- ja päättymisaika, ja huoneella on oma identiteetti organisaation viestinnässä. Jos tila on nimetty, suosittu ja käytössä päivittäin, kiinteä malli tarjoaa paremman käyttökokemuksen ja hallittavuuden.

Kiinteä huone kannattaa valita erityisesti seuraavissa tilanteissa:

• Huone on varattavissa Outlookin tai muun kalenterin kautta ja se näkyy organisaation tilaluettelossa
• Kokouksiin osallistuu säännöllisesti ulkoisia osapuolia, joille huoneen nimi on tärkeä tunniste
• Tila on suuri konferenssihuone, jossa tarvitaan monimutkainen AV-järjestelmä ohjausjärjestelmineen
• IT-osasto haluaa keskitetyn hallinnan kaikille laitteille Teams Admin Centerin kautta
• Organisaatiolla on tiukat tietoturvavaatimukset, jotka edellyttävät laitteen omaa tiliä

Käytännön nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos tila on varattava, se tarvitsee kiinteän huonetilin. Jos tila on vapaa yhteiseen käyttöön, jaettu malli riittää.

Miten jaetun työtilan Teams Rooms -ratkaisu integroituu olemassa olevaan IT-ympäristöön?

Jaettu Teams Rooms -ratkaisu integroituu IT-ympäristöön parhaiten silloin, kun laitteisto on yhteensopiva organisaation Microsoft 365 -ympäristön kanssa ja verkkoinfrastruktuuri tukee laadukasta videoneuvottelua. Integraatio ei vaadi suuria muutoksia olemassa olevaan järjestelmään, mutta muutama keskeinen asia on varmistettava ennen käyttöönottoa.

Tärkeimmät integraatiopisteet ovat:

• Verkkoyhteys: Laadukas, priorisoitu verkkoyhteys on välttämätön. Teams-liikenne kannattaa erottaa muusta verkkoliikenteestä QoS-asetuksilla viiveen minimoimiseksi.
• Microsoft Entra ID (entinen Azure AD): Laitteet ja resurssit tulee rekisteröidä organisaation hakemistoon, jotta hallinta onnistuu keskitetysti.
• Microsoft Intune tai muu MDM: Laitteiden etähallinta, päivitykset ja tietoturvapolitiikat voidaan toteuttaa olemassa olevien hallintatyökalujen kautta.
• Varausjärjestelmä: Jaettuihin tiloihin voidaan yhdistää esimerkiksi HUMLY-varausjärjestelmä, joka näyttää reaaliajassa tilan saatavuuden ilman kalenteriin kirjautumista.

Meillä on kokemusta satojen kokoustilojen integroinnista osaksi olemassa olevia IT-ympäristöjä, ja autamme kartoittamaan juuri teidän infrastruktuurinne vaatimukset ennen laitehankintoja. Jos haluat selvittää, millainen ratkaisu sopii parhaiten teidän tiloihinne, jätä meille tarjouspyyntö ja asiantuntijamme ottaa yhteyttä veloituksetta.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• AV Suunnittelu Helsinki
• Miten Artome toimii kokoustiloissa?
• Mitä ominaisuuksia hyvissä videoneuvottelulaitteissa on?