Artome on moderni varausjärjestelmä, joka helpottaa kokoustilojen, työpisteiden ja muiden resurssien hallintaa. Se tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden tilojen käyttöön ja mahdollistaa nopean varaamisen mobiilisovelluksella, web-käyttöliittymällä tai ovitableteilla. Järjestelmä palvelee erityisesti organisaatioita, jotka haluavat tehostaa tilojen käyttöä ja tukea joustavaa hybridityötä. Tässä artikkelissa vastaamme yleisimpiin kysymyksiin Artome-varausjärjestelmästä ja sen käytöstä.

Mikä on Artome ja mihin sitä käytetään?

Artome on suomalainen varausjärjestelmä, joka on suunniteltu modernien työympäristöjen tarpeisiin. Sen pääasiallinen käyttötarkoitus on kokoustilojen, työpisteiden ja erilaisten resurssien hallinnointi. Järjestelmä tarjoaa selkeän näkymän tilojen saatavuuteen ja mahdollistaa vaivattoman varaamisen, mikä tekee siitä käytännöllisen ratkaisun niin pienille kuin suurillekin organisaatioille.

Modernissa työelämässä, jossa hybridityö on yhä yleisempää, Artome auttaa organisaatioita hallitsemaan tilojaan tehokkaammin. Kun työntekijät eivät ole paikalla joka päivä, tilojen käytön suunnittelu muuttuu tärkeämmäksi. Järjestelmä ratkaisee ongelman, jossa kokoushuoneet saattavat olla varattuja mutta käyttämättömiä, tai työntekijät eivät löydä vapaata tilaa tarvittaessa.

Artome palvelee myös organisaation johtoa tarjoamalla analytiikkatietoa tilojen käytöstä. Tämä auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä toimitilojen suunnittelusta ja resurssien kohdentamisesta. Kun näet, mitkä tilat ovat suosittuja ja mitkä jäävät vähälle käytölle, voit optimoida työympäristöä vastaamaan todellisia tarpeita.

Miten Artome-varausjärjestelmä toimii käytännössä?

Artome-varausjärjestelmä toimii yksinkertaisesti ja intuitiivisesti. Käyttäjät voivat varata tiloja kolmella tavalla: mobiilisovelluksen kautta, web-käyttöliittymästä tai suoraan kokoushuoneen ovessa olevasta tabletista. Kaikki varaukset näkyvät reaaliajassa kaikissa käyttöliittymissä, joten tieto tilojen saatavuudesta on aina ajantasaista.

Käytännössä varaaminen tapahtuu muutamalla klikkauksella. Työntekijä näkee kartalta tai listasta vapaat tilat, valitsee sopivan ajan ja vahvistaa varauksen. Järjestelmä integroituu suoraan kalenterijärjestelmiin, joten varaus synkronoituu automaattisesti käyttäjän työkalenteriin. Tämä poistaa päällekkäisten varausten riskin ja tekee aikataulujen hallinnasta sujuvaa.

Ovitabletit tarjoavat nopean tavan tarkistaa tilan saatavuus paikan päällä. Jos kokoushuone on vapaa, sen voi varata välittömästi tabletista ilman, että tarvitsee kirjautua muihin järjestelmiin. Tabletit näyttävät myös tulevat varaukset, mikä auttaa suunnittelemaan päivän kulkua. Käyttöliittymä on suunniteltu helppokäyttöiseksi, joten myös satunnaiset käyttäjät oppivat sen nopeasti.

Mitä ominaisuuksia Artome-järjestelmässä on?

Artome tarjoaa kattavan valikoiman ominaisuuksia, jotka tekevät tilojen hallinnasta tehokasta ja vaivatonta:

• Reaaliaikainen tilojen näkyvyys – Näet välittömästi, mitkä tilat ovat vapaita ja mitkä varattuja
• Kalenteriintegraatiot – Synkronointi Microsoft 365:n, Google Workspacen ja muiden kalenterijärjestelmien kanssa
• Analytiikka ja raportit – Yksityiskohtaiset tiedot tilojen käyttöasteesta ja käyttötottumuksista
• Automaattiset vapautukset – Varaamattomat tilat vapautuvat automaattisesti, jos niitä ei käytetä
• Käyttäjähallinta – Helppo hallita käyttöoikeuksia ja käyttäjäryhmiä
• Mobiilisovellus – Varaa tiloja liikkeellä ollessasi älypuhelimella
• Ovitabletit – Paikan päällä tapahtuva varaaminen ja tilanäkymä
• Resurssinhallinta – Varaa kokoustilojen lisäksi myös laitteita ja välineitä

Automaattinen vapautusominaisuus on erityisen hyödyllinen, sillä se estää tilojen turhaa varaamista. Jos varattu kokoushuone on tyhjä tietyn ajan kuluttua varauksen alkamisesta, järjestelmä vapauttaa sen muiden käyttöön. Tämä maksimoi tilojen käytön ja vähentää turhautumista, kun tilat ovat paperilla varattuja mutta käytännössä tyhjiä.

Kenelle Artome-varausjärjestelmä sopii parhaiten?

Artome sopii erityisen hyvin organisaatioille, jotka siirtyvät tai ovat jo siirtyneet hybridityömalliin. Kun työntekijät ovat osa viikosta toimistolla ja osa etänä, tilojen tehokas hallinta muuttuu kriittiseksi. Järjestelmä auttaa varmistamaan, että tilaa on saatavilla tarvittaessa, mutta resursseja ei tuhlata tyhjiin tiloihin.

Organisaatiot, joilla on useita kokoustiloja, hyötyvät Artomesta merkittävästi. Kun tiloja on paljon, niiden käytön seuraaminen ja hallinta ilman järjestelmää muuttuu haastavaksi. Artome tarjoaa keskitetyn näkymän kaikkiin tiloihin ja helpottaa sopivan tilan löytämistä nopeasti. Tämä säästää aikaa ja vähentää häiriöitä työpäivässä.

Toimistot, joissa tilojen käyttöaste halutaan optimoida, saavat Artomesta arvokasta dataa päätöksenteon tueksi. Järjestelmän analytiikka paljastaa, mitkä tilat ovat kysyttyjä ja mitkä jäävät vähälle käytölle. Tämä tieto auttaa suunnittelemaan toimitiloja uudelleen tai tekemään perusteltuja päätöksiä tilojen määrästä.

Myös oppilaitokset ja julkiset tilat hyötyvät Artomesta. Kun tiloja käyttää monta eri ryhmää, selkeä varausjärjestelmä vähentää päällekkäisyyksiä ja väärinkäsityksiä. Käyttäjät näkevät itse tilojen saatavuuden ja voivat varata niitä itsenäisesti, mikä vähentää hallinnollista työtä.

Miten Artome helpottaa hybridityön hallintaa?

Hybridityö tuo mukanaan uusia haasteita työympäristön hallintaan. Artome ratkaisee näitä haasteita tarjoamalla työkalut, jotka tekevät joustavasta työskentelystä sujuvaa. Työntekijät voivat varata työpisteen etukäteen niille päiville, jolloin he tulevat toimistolle. Tämä varmistaa, että heillä on paikka työskennellä ja estää yllätyksellisen täyden toimiston aiheuttaman hämmennyksen.

Tiimin näkyvyys on toinen tärkeä osa hybridityön hallintaa. Artomen kautta työntekijät näkevät, kuka tiimistä on paikalla minäkin päivänä. Tämä helpottaa yhteisten tapaamisten suunnittelua ja spontaanien keskustelujen mahdollistamista. Kun tiedät, että kollegasi on toimistolla, voit varata kokoushuoneen ja järjestää kasvokkain tapaamisen.

Resurssien optimointi on keskeistä, kun toimistolla ei ole enää jokaiselle omaa työpistettä. Artome auttaa organisaatioita siirtymään activity-based working -malliin, jossa tilat varataan tarpeen mukaan. Tämä vähentää tarvittavaa toimistopinta-alaa ja alentaa kustannuksia, samalla kun työntekijät saavat joustavuutta valita työympäristönsä päivän tehtävien mukaan.

Etukäteen suunnittelu muuttuu helpommaksi, kun varausjärjestelmä on käytössä. Työntekijät voivat varata tiloja viikkoja etukäteen, mikä auttaa heitä suunnittelemaan toimistopäivänsä ja etätyöpäivänsä. Organisaatio puolestaan saa paremman käsityksen siitä, kuinka monta henkilöä on paikalla minäkin päivänä, mikä helpottaa esimerkiksi ruokailu- ja siivouspalveluiden suunnittelua.

Miten Artome integroituu muihin työkaluihin ja järjestelmiin?

Artome integroituu saumattomasti yleisimpiin työkaluihin, joita organisaatiot käyttävät päivittäin. Microsoft 365 ja Google Workspace -integraatiot ovat keskeisiä, sillä ne mahdollistavat varausten automaattisen synkronoinnin käyttäjien kalentereihin. Kun varaat kokoushuoneen Artomesta, se näkyy heti Outlook- tai Google-kalenterissasi, ja päinvastoin.

Kulunvalvontajärjestelmien integraatio tekee toimiston käytöstä turvallisempaa ja sujuvampaa. Järjestelmä voi esimerkiksi avata ovet automaattisesti niille käyttäjille, joilla on voimassa oleva varaus. Tämä yhdistää fyysisen ja digitaalisen työympäristön tavalla, joka parantaa käyttäjäkokemusta ja tehostaa turvallisuutta.

Videoneuvotteluratkaisujen integraatiot ovat tärkeitä hybridityön aikakaudella. Kun varaat kokoushuoneen, järjestelmä voi automaattisesti luoda videoneuvottelulinkin ja lähettää sen osallistujille. Tämä mahdollistaa saumattoman hybridikokousten järjestämisen, jossa osa osallistujista on paikalla ja osa etänä.

Integraatioiden merkitys korostuu käyttökokemuksessa. Kun varausjärjestelmä toimii yhteen muiden työkalujen kanssa, käyttäjien ei tarvitse opetella uusia työnkulkuja tai vaihtaa jatkuvasti eri sovellusten välillä. Kaikki toimii tuttujen työkalujen kautta, mikä lisää järjestelmän käyttöönottoa ja vähentää koulutustarvetta. Tehokkaat integraatiot tekevät Artomesta osan organisaation digitaalista ekosysteemiä sen sijaan, että se olisi erillinen järjestelmä. Lisätietoja Artome älykalusteista ja varausjärjestelmän ratkaisuista löydät kumppanisivultamme.